Nutzen Sie diesen Leitfaden für Einsteiger, um das Beste aus Ihrem Bold Business Portal herauszuholen.
Bevor Sie mit dem Bold Business Portal loslegen können, benötigen Sie ein Geschäftskonto im Bold-System. Dieses können Sie in unserem Webshop erwerben. Sobald Sie über ein Bold Business Portal-Konto verfügen, können Sie sich mit den Daten Ihrer Bold-App anmelden.
Das Bold Business Portal ist in denselben Sprachen verfügbar wie die Bold-App. Möchten Sie die Sprache ändern? Dann tun Sie dies auf Ihrem Telefon in der Bold-App, das Business-Portal wird sich entsprechend ändern.
Hier loggen Sie sich in das Bold Business Portal ein:
Geräte | Gerätegruppen | Ereignisse
Die Registerkarte Geräte hat 3 Abschnitte: Geräte, Gerätegruppen und Ereignisse.
Sie zeigt alle Geräte Ihres Unternehmens und alle relevanten Informationen in einer Ansicht an. Um ein Gerät zu Ihrem Bold Business Portal hinzuzufügen, öffnen Sie die Bold-App auf Ihrem Telefon und wählen Sie das Gerät aus, das Sie übertragen möchten. Gehen Sie zu "Verwalten", wählen Sie "An Organisation übertragen" und wählen Sie die entsprechende Organisation aus. Sobald das Gerät übertragen wurde, wird es im Bold Business Portal angezeigt.
Die Registerkarte Geräte zeigt eine Übersicht über alle Geräte. Wenn Sie eines der Geräte heranzoomen, sehen Sie die folgenden Elemente:
Geteilt mit: Hier können Sie sehen, welche Benutzer oder Benutzergruppen Zugriff auf dieses Schloss haben.
Geräteverlauf: Hier sehen Sie die Aktivierungen, die für diese Sperre stattgefunden haben.
Einstellungen: Hier sehen Sie die Geräteinformationen, wie z. B.:
- Name: Sie können den Namen ändern, um den Überblick über alle Ihre Geräte zu behalten. Wenn Sie den Namen eines Schlosses im Portal ändern, wird der Name für alle Benutzer und Administratoren in der Bold-App geändert.
- Standort: Wenn Sie einen Gerätestandort eingegeben haben, wird er hier angezeigt. Dies kann nützlich sein, wenn Sie verfolgen möchten, wo sich die einzelnen Geräte befinden.
- Anmerkungen: Hier können interne Kommentare hinzugefügt werden.
- Gerätegruppen: Die Gerätegruppen, in denen sich dieses Gerät befindet.
- Ereignisse speichern: Hier können Sie das Speichern von Aktivierungen deaktivieren, falls gewünscht.
- Informationen zur Sperre:
- Gerätetyp: Der Gerätetyp (z.B. "Schloss").
- Seriennummer: Hier sehen Sie die Geräte-ID.
- Batteriestand: Hier ist der Batteriestatus zu finden. Wenn ein Schloss seit mehr als zwei Wochen nicht mehr mit dem Server verbunden war, kann der Status ein Fragezeichen anzeigen. Um den Batteriestatus im Portal zu aktualisieren, ist eine regelmäßige Aktivierung über Bold Connect oder das Telefon erforderlich.
- Firmware-Version: Die aktuelle Firmware-Version des Geräts. Wenn ein Update verfügbar ist, ist die aktuelle Version grau und die neue Version grün. Aktualisieren Sie Ihre Bold-Geräte mit der Bold-App auf Ihrem Telefon.
- Installiert: Hier können Sie das Installationsdatum ablesen.
Die Registerkarte Gerätegruppen zeigt eine Übersicht über alle Gerätegruppen. Sie können auch eine neue Gerätegruppe erstellen. Vergeben Sie einen Namen für die Gerätegruppe und geben Sie gegebenenfalls eine Beschreibung ein. Dann können Sie die Schlösser (oder Bold Connects) hinzufügen, die Sie gruppieren möchten. Eine Gerätegruppe enthält die folgenden Elemente:
Geräte: Alle Geräte, die sich derzeit in der Gerätegruppe befinden.
Zugriff: Die Benutzer und Benutzergruppen, für die diese Gerätegruppe derzeit freigegeben ist.
Einstellungen: Hier können Sie den Namen der Gruppe ändern und die Gruppe bei Bedarf löschen.
Gut zu wissen: Wenn Sie ein neues Gerät zu einer Gerätegruppe hinzufügen, erhält das Gerät alle Zugriffsrechte, die für diese Bold-Gerätegruppen bestehen. Das macht die Verwaltung digitaler Schlüssel noch einfacher, wenn Sie Gerätegruppen gemeinsam mit Benutzergruppen nutzen!
Die Registerkarte Ereignisse zeigt einen Überblick über alle Aktivitäten, die auf Geräten in Ihrem Geschäftskonto durchgeführt wurden. Oben können Sie nach Geräten oder Gerätegruppen, Benutzern oder Benutzergruppen, Ereignisdaten und Ereignistypen suchen. Hier besteht auch die Möglichkeit, einen Export (CSV) zu erstellen.
Benutzer | Benutzer Gruppen
Die Registerkarte Benutzer hat 2 Abschnitte: Benutzer und Benutzergruppen. Möchten Sie einen neuen Benutzer zu einer Benutzergruppe hinzufügen oder eine Sperre für ihn freigeben? Dann fügen Sie ihn zunächst als Benutzer hinzu. Sie geben den Vornamen, den Nachnamen und die E-Mail-Adresse für jeden Benutzer ein. Die Einladungssprache bestimmt, in welcher Sprache er oder sie die Einladung zu Bold erhält.
Ihre Benutzer können nur die Bold-App verwenden, es sei denn, Sie geben ihnen Zugang zum Portal. Sie können sich dann auf Ihrer Bold Business Portal-Website anmelden und Änderungen an Ihrer Organisation vornehmen. Jeder Portaladministrator meldet sich mit den Anmeldedaten der jeweiligen Bold-App an.
Die folgenden Informationen werden auf der Registerkarte Benutzer angezeigt:
Name: Der Vor- und Nachname des Benutzers. Wenn der Benutzername ausgegraut ist, wurde der Benutzer zwar eingeladen, hat aber noch kein Bold-Konto erstellt.
Benutzergruppen: Die Benutzergruppen, denen diese Person angehört. Wenn Sie einen Benutzer zu einer Benutzergruppe hinzufügen, erhält er automatisch die gleichen Rechte wie alle anderen Benutzer in dieser Benutzergruppe! Auch wenn Sie Benutzer aus der Benutzergruppe entfernen, werden ihnen alle Zugriffsrechte entzogen.
Wenn Sie einen einzelnen Benutzer heranzoomen, stehen Ihnen diese Optionen zur Verfügung:
- Zugriff auf: Hier können Sie sehen, auf welche Geräte dieser Benutzer Zugriff hat. Dies kann über eine direkte Einladung geschehen oder weil er oder sie Teil einer Benutzergruppe ist.
- Ereignisse: Aktivierungen dieses Benutzers sind hier sichtbar.
- Einstellungen: Hier können Sie Änderungen an den Kontaktdaten des Benutzers vornehmen. Er oder sie kann auch selbst Änderungen in der Bold App vornehmen. Hier können Sie einem Benutzer auch Portalzugang geben. Hinweis: Dadurch erhält dieser Benutzer volle Rechte, um Änderungen an Geräten, Benutzern oder Gruppen vorzunehmen.
Wenn ein Benutzer eine neue Telefonnummer hat, brauchen Sie hier nichts zu ändern. Der Benutzer kann seine Telefonnummer einfach in den Kontoeinstellungen seiner Bold-App ändern, und die Informationen werden im Bold Business Portal aktualisiert. Die erstellten Zugriffsrechte bleiben ebenfalls gültig.
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter, wenn sie ihre (geschäftliche) Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für ihr Bold-Konto verwenden, das Bold-Konto in der Bold-App löschen, bevor sie das Unternehmen verlassen.
Zugriffsrechte: Einladen von Benutzern oder Benutzergruppen auf ein Gerät oder eine Gerätegruppe
Sie können die Zugriffsrechte an mehreren Stellen verwalten. Am wahrscheinlichsten ist es, dass Sie einem Benutzer oder einer Benutzergruppe den Zugriff von einem Gerät (gruppe) aus gewähren.
Gehen Sie dazu zu dem entsprechenden Gerät(gruppe). Dort können Sie den Zugriff freigeben.
Sie können dann mehrere Komponenten einrichten: Benutzer können Administratorrechte haben oder Fernaktivierungen durchführen, ihre Clicker an den Firmenschlössern verwenden oder es kann ein Zeitplan angewendet werden (z.B. nur Zugang am Wochenende für den Reinigungsdienst).
Hier kommt die ganze Schönheit des Bold Business Portals zum Tragen: Es ist eine großartige Möglichkeit, ein einzelnes Schloss oder eine Gruppe von Schlössern für eine Gruppe von Benutzern freizugeben, so dass alle Benutzer sofort die gleichen Zugangsrechte haben!